Cadillac Club of Finland
Tietosuojaseloste 1.2.2020

Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) mukainen informointiasiakirja

Cadillac Club of Finland ry:n jäsenille, yhteistyökumppaneille ja verkkosivujen käyttäjille.

 

Cadillac Club of Finland ry:n jäsenenä tietosi on kirjattu yhdistyksen henkilörekisteriin.

Ohessa tietoa.

 

1. Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjä: Cadillac Club of Finland ry

Puheenjohtaja

Matti Kukkonen

Sähköposti: matti.kukkonen@hanken.fi

 

2. Yhteyshenkilö

Jäsenrekisteristä vastaava

Vesa Hellman

Sähköposti: vesa.ccof@gmail.com

 

3. Tapahtumahallinta- ja palauterekisteri

Yhdistyksessä käsitellään yhdistyksen järjestämiin tapahtumiin ilmoittautuneiden henkilöiden, yhdistyksen

tapahtumiin liittyviä palveluja hankkineiden henkilöiden sekä

yhdistyksen tekemiin kyselyihin vastanneiden henkilöiden tietoja.

Henkilöiden tietoja käytetään myös lehden ja jäsenkirjeiden postitukseen ja jäsenmaksujen ja rekisterin seurantaan.

 

4. Henkilötietojen ja rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa tarkoituksissa:

-tapahtumien ja palveluiden järjestäminen

-tapahtumiin liittyvän viestinnän toteuttaminen

-maksuseuranta

-yhdistyksen sisäinen tilastointi ja toiminnan seuranta

– jäsentoiminta yleensä

 

5. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisteriin kerätään pakollisina tietoina yhdistyslain (503/1989) 11 pykälän vaatimat henkilötiedot

eli jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka.

Rekisteri voi sisältää seuraavia henkilötietoja.

 

• Jäsenten yhteystiedot (postiosoite, puhelin ja sähköposti)
• Jäsenyystiedot (jäsentyyppi, jäsennumero, kotipaikka, sukupuoli, kansalaisuus,
• perhejäsenten tiedot)
• Jäsenmaksutiedot (maksutiedot, laskutukset ja maksusuoritukset)
• Lisätiedot (auton vuosimalli, malli, rek. nro, väri, uutiskirjeen tilaustieto)

Seuraavat tiedot ovat vapaaehtoisia: auton tiedot, sukupuoli ja syntymäaika.

Tiedot kerätään ensisijaisesti verkkosivujen jäsenyyslomakkeen kautta.

Tietojen käsittely voi myös perustua yhdistyksen lakisääteisiin oikeuksiin tai velvollisuuksiin (esim. kirjanpitolaki).

 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään vain henkilöltä itseltään hänen omalla suostumuksellaan

(esim. paperilla, sähköpostilla, puhelimitse, suullisesti tai sähköisellä lomakkeella).

Lisäksi sähköisten lomakkeiden täyttämisen ja viestinnän yhteydessä syntyy

teknisiä tunniste- tai lokitietoja, jotka voivat sisältää kohdassa 5. Mainittuja henkilötietoja.

 

7. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Sähköisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu salasanasuojattuihin järjestelmiin,

joihin on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja yhdistyksen tehtävien hoitamiseksi.

Mahdollisesti paperisissa aineistoissa (esim. osanottajaluettelot) henkilötietojen määrä minimoidaan ja

aineistoa käsitellään huolellisesti, henkilötietojen luovuttajan edellyttämällä tavalla.

Henkilötietoja yhdistyksen nimissä käsittelevät erikseen nimetyt yhdistyksen hallituksen jäsenet ja

käsittelevillä henkilöillä on vaitiolovelvollisuus mm. tietosuojalain 35 § nojalla.

Paperiset dokumentit säilytetään lukituissa tiloissa huolellisesti valvottuina.

 

8. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Rekisteriin tallennettuja tietoja ei luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle.

Poikkeuksellisesti tietoja voidaan joutua luovuttamaan lakisääteisen velvoitteen mukaisesti.

Yhdistys voi myös ulkoistaa tietojen käsittelyn osittain alihankkijalle, jolloin takaamme sopimusteitse,

että henkilötietoja käsitellään lain mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti. Jäsenten henkilötiedot on kerätty ja suojattu Flomembers -ohjelmaan.

 

9. Verkkopalvelut

Cadillac Club of Finland ry:n nettisivuilla ei käytetä evästeitä. Sosiaalisessa mediassa käytössämme ovat Facebook –sivu ja Instagram tili.

Sivun kautta on nähtävissä profiilien tietoja kanavan (Facebook, Instagram) mukaisesti tilinhaltijan määrittelemin ehdoin.

 

10. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään rekisterissä ainoastaan niin kauan kuin niiden käsittely on välttämätöntä.

Lähtökohtaisesti jäsenyydestä luopuneiden yhteystiedot poistuvat jäsenmaksujen tarkastuksen yhteydessä.

Osa rekisteritiedoista voidaan kuitenkin säilyttää lainsäädännön (esim. kirjanpitolaki) velvoitteiden mukaisesti tai muutoin yhdistyksen oikeutetun edun mukaisesti.

 

11. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa käsitelläänkö yhdistyksessä hänen tietojaan ja mitä häntä koskevia tietoja yhdistyksen henkilörekisteriin on tallennettu.

Jos rekisterissä on käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto,

tämä tieto voidaan oikaista, poistaa tai täydentää ilmoittamalla siitä yhdistykselle.

 

Poisto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia poistamaan häntä koskevat henkilötiedot.

Jos tietojen säilytys on oikeutettua esim. lain voimalla, henkilötiedot voidaan säilyttää kyseistä tarkoitusta varten niin pitkään kuin on tarpeen.

 

Vastustamisoikeus ja suoramarkkinointi

Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus perua antamansa suostumus tietojen käsittelyyn,

vastustaa tietojensa käsittelyä tai kieltää käsittelemästä häntä koskevia tietoja suoramainontaa,

etämyyntiä sekä muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten.

 

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tavasta, jolla hänen henkilötietoja käsitellään.

Valitus tehdään suoraan toimivaltaiselle viranomaiselle, joka Suomessa on tietosuojavaltuutettu.

 

12. Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta

ja muut yhteydenotot tulee tehdä kirjallisesti tämän selosteen alussa mainittuun rekisteripitäjän osoitteeseen.