Cadillac Club of Finland
Tietosuojaseloste 1.2.2020
Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) mukainen informointiasiakirja
Cadillac Club of Finland ry:n jäsenille, yhteistyökumppaneille ja verkkosivujen käyttäjille.
Cadillac Club of Finland ry:n jäsenenä tietosi on kirjattu yhdistyksen henkilörekisteriin.
Ohessa tietoa.
1. Rekisterinpitäjä
Rekisterinpitäjä: Cadillac Club of Finland ry
Puheenjohtaja
Matti Kukkonen
Sähköposti: matti.kukkonen@hanken.fi
2. Yhteyshenkilö
Jäsenrekisteristä vastaava
Vesa Hellman
Sähköposti: vesa.ccof@gmail.com
3. Tapahtumahallinta- ja palauterekisteri
Yhdistyksessä käsitellään yhdistyksen järjestämiin tapahtumiin ilmoittautuneiden henkilöiden, yhdistyksen
tapahtumiin liittyviä palveluja hankkineiden henkilöiden sekä
yhdistyksen tekemiin kyselyihin vastanneiden henkilöiden tietoja.
Henkilöiden tietoja käytetään myös lehden ja jäsenkirjeiden postitukseen ja jäsenmaksujen ja rekisterin seurantaan.
4. Henkilötietojen ja rekisterin käyttötarkoitus
Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa tarkoituksissa:
-tapahtumien ja palveluiden järjestäminen
-tapahtumiin liittyvän viestinnän toteuttaminen
-maksuseuranta
-yhdistyksen sisäinen tilastointi ja toiminnan seuranta
– jäsentoiminta yleensä
5. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisteriin kerätään pakollisina tietoina yhdistyslain (503/1989) 11 pykälän vaatimat henkilötiedot
eli jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka.
Rekisteri voi sisältää seuraavia henkilötietoja.
- Jäsenten yhteystiedot (postiosoite, puhelin ja sähköposti)
- Jäsenyystiedot (jäsentyyppi, jäsennumero, kotipaikka, sukupuoli, kansalaisuus,
- perhejäsenten tiedot)
- Jäsenmaksutiedot (maksutiedot, laskutukset ja maksusuoritukset)
- Lisätiedot (auton vuosimalli, malli, rek. nro, väri, uutiskirjeen tilaustieto)
Seuraavat tiedot ovat vapaaehtoisia: auton tiedot, sukupuoli ja syntymäaika.
Tiedot kerätään ensisijaisesti verkkosivujen jäsenyyslomakkeen kautta.
Tietojen käsittely voi myös perustua yhdistyksen lakisääteisiin oikeuksiin tai velvollisuuksiin (esim. kirjanpitolaki).
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään vain henkilöltä itseltään hänen omalla suostumuksellaan
(esim. paperilla, sähköpostilla, puhelimitse, suullisesti tai sähköisellä lomakkeella).
Lisäksi sähköisten lomakkeiden täyttämisen ja viestinnän yhteydessä syntyy
teknisiä tunniste- tai lokitietoja, jotka voivat sisältää kohdassa 5. Mainittuja henkilötietoja.
7. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Sähköisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu salasanasuojattuihin järjestelmiin,
joihin on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja yhdistyksen tehtävien hoitamiseksi.
Mahdollisesti paperisissa aineistoissa (esim. osanottajaluettelot) henkilötietojen määrä minimoidaan ja
aineistoa käsitellään huolellisesti, henkilötietojen luovuttajan edellyttämällä tavalla.
Henkilötietoja yhdistyksen nimissä käsittelevät erikseen nimetyt yhdistyksen hallituksen jäsenet ja
käsittelevillä henkilöillä on vaitiolovelvollisuus mm. tietosuojalain 35 § nojalla.
Paperiset dokumentit säilytetään lukituissa tiloissa huolellisesti valvottuina.
8. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Rekisteriin tallennettuja tietoja ei luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle.
Poikkeuksellisesti tietoja voidaan joutua luovuttamaan lakisääteisen velvoitteen mukaisesti.
Yhdistys voi myös ulkoistaa tietojen käsittelyn osittain alihankkijalle, jolloin takaamme sopimusteitse,
että henkilötietoja käsitellään lain mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti. Jäsenten henkilötiedot on kerätty ja suojattu Flomembers -ohjelmaan.
9. Verkkopalvelut
Cadillac Club of Finland ry:n nettisivuilla ei käytetä evästeitä. Sosiaalisessa mediassa käytössämme ovat Facebook –sivu ja Instagram tili.
Sivun kautta on nähtävissä profiilien tietoja kanavan (Facebook, Instagram) mukaisesti tilinhaltijan määrittelemin ehdoin.
10. Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään rekisterissä ainoastaan niin kauan kuin niiden käsittely on välttämätöntä.
Lähtökohtaisesti jäsenyydestä luopuneiden yhteystiedot poistuvat jäsenmaksujen tarkastuksen yhteydessä.
Osa rekisteritiedoista voidaan kuitenkin säilyttää lainsäädännön (esim. kirjanpitolaki) velvoitteiden mukaisesti tai muutoin yhdistyksen oikeutetun edun mukaisesti.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa käsitelläänkö yhdistyksessä hänen tietojaan ja mitä häntä koskevia tietoja yhdistyksen henkilörekisteriin on tallennettu.
Jos rekisterissä on käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto,
tämä tieto voidaan oikaista, poistaa tai täydentää ilmoittamalla siitä yhdistykselle.
Poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia poistamaan häntä koskevat henkilötiedot.
Jos tietojen säilytys on oikeutettua esim. lain voimalla, henkilötiedot voidaan säilyttää kyseistä tarkoitusta varten niin pitkään kuin on tarpeen.
Vastustamisoikeus ja suoramarkkinointi
Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus perua antamansa suostumus tietojen käsittelyyn,
vastustaa tietojensa käsittelyä tai kieltää käsittelemästä häntä koskevia tietoja suoramainontaa,
etämyyntiä sekä muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten.
Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tavasta, jolla hänen henkilötietoja käsitellään.
Valitus tehdään suoraan toimivaltaiselle viranomaiselle, joka Suomessa on tietosuojavaltuutettu.
12. Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta
ja muut yhteydenotot tulee tehdä kirjallisesti tämän selosteen alussa mainittuun rekisteripitäjän osoitteeseen.